生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」by 沖本るり子【読書記録】

書評
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会議を無駄なものにせずに効果を上がるものにするコツを教えてくれる本があります。

会議を活用した人材育成と組織改革をメインに企業コンサルやセミナーを実施している沖本るり子さんが本書の著者です。

 

沖本さんとは立花岳志さんのセミナーで出会い、
その後も大杉潤さんがプロデュースされたイベントでもお話を聞く事がありました。

その時の様子はこちらの記事にて紹介しています。

沖本るり子が語る「新しい働き方」への道 〜 会社員から独立起業への道を学ぶ
神保町にある書店 ブックハウスカフェ主催、ビジネス書の著者でありコンサルタントとしても活躍中の大杉潤さんプロデュースによるイベントに参加してきました。 こちらでのイベント参加は4回目。 いつも色んな方の話が聞けて大変学びになるイベン...

 

本書は以下の6章構成となっています。

  1. 何が「問題」なのか理解しよう
  2. 残念にならない「仕掛け」を埋め込もう
  3. 「効率的な運営」に挑戦しよう
  4. 「決められる会議」で納得感を高めよう
  5. 「問題解決できる会議」で実行力を高めよう
  6. ミーティングと会議をスキルアップの道具にする

沖本さんは、ミーティングや会議はあって意見を交換し合う場であり、「集まることでしかできないことをする場」こそがミーティングや会議を開く意義と述べられています。

よくあることですが、定例会となっている会議があります。会議の目的が「定例だから」が理由になっていないでしょうか?
このようなことを悪い習慣と述べられていますが、こうしたことを良い習慣に変えるには何のためにその会議を開催するのかを毎回必ず明確にするということが必要だと述べられています。

 

会議を有意義なものにするための仕掛けとしては、遅刻者を待たずに、開始時間になったら定刻通りに進行させること、また、参加者全員に自分でできることは自分で行う仕組みにすることを紹介しています。具体的には「名札づくり」や最初に全員が20秒トークをすること、進行役1人に依存せず役割を分担することなどです。

 

会議を効率的に進めるコツとしては、メモ書きはホワイトボードに統一しそれぞれがメモを取ることは禁止するというのがあります。
これは、全員が共有できる資料は一つだけにするということと、最後にデジカメで撮影し配布することでそのまま議事録に置き換えるというメリットもあります。また、このような会議運営をするために必要な小道具についても本書の中で紹介しています。

 

決められる会議については、「決定権者は誰なのか」を明確にする。ということを最初に述べられています。
これははは〜と私も思っており本書の中でも書かれていますが、みんなでディスカッションしてきたのに、上位の役職者が遅れて入ってきてちゃぶ台をひっくり返るってことはよくあります。
このような事を避けるためには、誰が決めるのかを明確にする事が大事を言われており、また上司が決定権者なら遅刻はご法度とも述べられています。

 

問題解決できる会議の章について書かれていることは会議に限らず普段の仕事に対する考え方として役にたつと感じました。
それは問題解決の会議のステップを

  1. 「現状」を把握する
  2. 「あるべき姿」を明確にする
  3. 「問題」を発見する
  4. 「原因」を追求する

と述べられており、このステップは仕事を進める上で基本となる考え方であり、日頃からこのステップで考える習慣をつける事が重要であると感じたからです。
本書では、この次に解決に向けたステップについても書かれています。

 

本書は最後に書かれているますが、会議は何と無く参加する場ではなく、会議を使って仕事を進める上での様々なスキルを向上させる事ができます。

会議をうまく使いたい、効率よく進めたい、意味のあるものにしたいという方にはオススメの一冊です。

コメント

  1. […] 生産性アップ! 短時間で成果が上がる「ミーティング」と「会議」by 沖本るり子【読書記録】 […]

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