アウトルック最速仕事術 by 森新～メールソフトによる生産性向上術を学べる【読書記録】

EXCELやPowerpointについての本は数多くありますが、アウトルックに関する本は数えるほどです。
多くのオフィスワーカーが使っていると思われるアウトルック。
今回はそのアウトルックを使った生産性向上に関する本です。

著者の森氏は元々サラリーマン。
人事部で働き方改革を進める中、アウトルックスキルを高める事で業務生産性の向上に気づいたそうです。
今や、そのスキルが評判となり、今やアウトルック講師としても大活躍中の著者の本。
私も本書を読みながら、書かれたことを実践すると確かに生産性向上に繋がりました。

アウトルック最速仕事術

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森新ダイヤモンド社 2019年03月29日

本書の構成は次の通りです。

第1章　一番大切なPCのスキルは「アウトルックスキル」
第2章　時間のロスになる「画面切り替え」を減らすテクニック
第3章　「脱マウス」に近づくための10の基本ショートカット
第4章　仕事にスピードが生まれるメールの整理法
第5章　もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集
第6章　もっと時短したい人のためのショートカットキー上級編
第7章　よくある質問

では本書から、私が参考になった点を紹介しましょう。

生産性を高めるにはまず画面構成をかえる。

著者が最初に言われているのは「画面構成」に対する考え方です。

生産性を落とす要因を著者は「画面切り替え」と言っています。
その画面切り替えも、①別画面切り替え　②上下の切り替え（スクロール）と分類し
その切り替えをなくすための画面の表示の仕方を紹介している。

驚かされたのは、メールの閲覧ウィンドウを使わないと言う点です。

メールソフトなので、誰でもメール本文は確認したいと思います。
しかし、著者はメール一覧の下にメール本文をみられる「閲覧ウィンドウ」を表示すると、作業時間を増やす原因が潜んでると言います。

私もこの章を読んでみて、著者の言う通りに画面構成を変更してみましたが、たしかにメールの確認がすすむノウハウでした。

ショートカットキーの利用がマウスレスでアウトルックを活用できる。

著者は脱マウスを進めています。
それは、マウス操作はわかりやすい一方、時間がかかるからです。

第3章で紹介されているのは、まず10個のショートカットキーを覚えることです。

ここで紹介されているショートカットキーはWindowsでは共通のものも多く、
アウトルックだけでなく通常のアプリ操作でも役立つスキルとなります。

たった10個とも思いますが、私自身知らなかったショートカットキーもありました。

早速使ってみましたが、これが便利！

これまで以上にショートカットキーを憶えて使ってみようと思いました。

これまでの常識がひっくり返った

これまでアウトルックは差出人や共通のメールタイトルの文字配列に応じて、振り分けるのが効率的だと思っていました。

しかし、本書では振り分けについては一切語っていません。
メールは1か所にして、検索フォルダ―をつかうというやり方。
この方法はメールは振り分けず、あたかも分類されたようにメールがフォルダー分けされます。
うーん、まったく知らない機能でした。

それ以外にもメール文をアウトルックのカレンダーに埋め込む方法やメール送信の際に、いったん間をおいたから自動送信する方法、メールの検索方法など、これまで知らなかったことがいっぱいありました。

まとめ

多くの人にとってメールのやり取りや過去のメールを検索したりなどメールに費やす時間は多いかと思います。

本書を読んで、メールにかける時間を短縮することは仕事効率を上げることに大いに繋がります。

メール処理に多くの時間を費やしている方は本書を手に取って、書いてある事で自分でよいと感じた点をぜひ使ってもらいたいと思います。

多くのノウハウが書かれているので、全部をいっきに実践するのは難しいですが、先ほどかいたとおり、画面構成や保存の方法、検索の仕方、ショートカットキーを憶えるだけてかなりの生産性向上に繋がると思います。

また、「おわりに」に書かれていますが、著者は27歳の時に3つの挑戦をすると決めたこと。そして目標を達成するために自分の時間を使い、その一つとして本書が出来上がっている点も感動しました。

生産性向上だけでなく、戦略的な人生を送っている著者の姿も大変参考になる一冊です。